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時間短縮を図る11の方法!仕事が効率よくできない人は必見!

YOU
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どうも。「100年ホッと安定ビジネス」経営戦略家のYOUです。今日は「時間短縮」についてお話していくので覚えて帰って下さいね。
MOCHA
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ここでバイトしてます♪店員のMOCHAです!オーナー、わかりました!今日も頑張って覚えていきます!
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1日は24時間しかありません。

でも、めちゃくちゃ自由な時間がある人と、めちゃくちゃ忙しい人がいます。

それは今回お話する「時間の使い方」や「働き方」、「生活の仕方」が違うからです。

しっかりと覚えていってくださいね。

ビジネスで時間短縮を図る11の方法!

まず、仕事中に時間短縮を図る方法を一挙に並べてみました。全部やる必要はありませんが、出来るところから始めてみてください。これだけでもかなり時間短縮になるはずです。

目的(ゴール)を決めよう

まず、その仕事の目的を決めましょう。例えば、資料を作るときも「資料を作る目的」を考えるのです。よく、「美しいパワーポイント資料の作り方」みたいな本が売れてたりしますが、果たして「美しい必要」はあるのでしょうか?特に社内の人間に向けて作る資料なんて別に伝わればよくありませんか?それよりも必要業務をとっととスピーディーに終わらせてくれた方が、助かる人は増えると思います。なので、「誰に対して何を何のために届けるのか?」を考えた上で、その仕事の目的を考えて欲しいと思います。

To doリストを作ってサクッと終わらせよう

To doリストを作りましょう。ちなみに前日の夜に考えると非常に効率がいいですね。To doリストを作るときのポイントは、「ポストイットに書く」ということです。「ポストイットなんて原始的じゃないか?今はメモ帳アプリもたくさんあるのに。」と思うかもしれませんが、ポストイットに書ききれるレベルの仕事量でないとそもそも一日の間に消化するのは難しいです。また、仕事管理の難易度も上がりますので、ポストイットに収まるレベルの仕事量をこなしましょう。メモ帳アプリだと無限にスクロールできるので、大量の仕事をメモできてしまいますが、ポストイットだと書くスペースが限られているので、必然的に優先度の高い仕事だけがそこに載ることになります。これによって、マストな仕事からどんどん片付けていくことが出来ますよ。

メールと電話を使い分けよう

コミュニケーションというのは、総じて時間がかかるものです。特にメールはめちゃくちゃ時間かかりますよね。話すスピードと文字を打つスピードは違いますし、相手からの返信が来て初めてコミュニケーションが成立するわけですから。なので、電話した方が良い場合は積極的に電話を駆使してください。もしくはチャットでやり取りできるのであれば、チャットの方が好ましいです。メールよりもスピード感のある媒体ですし、PDFや写真などのデータ送信もしやすいです。

人に頼めることはどんどん頼もう

それと大事なのは、最初から「自分がこなさなければいけない仕事の量を制限する」ということです。人に頼める仕事はどんどん頼みましょう。それは社内でもいいですし、外部委託でもいいです。経営者でない場合、それほど頼める人の範囲は広くはないと思いますが、それでも「仕事を断る」という選択肢はあるはずです。キャパオーバーになるくらいなら、はじめから潔く断ることを覚えましょう。

自動化・ルーティン化していこう

主婦が洗濯物や料理などの家事をしながら、「夜の献立はどうしよう?」と考えられるのって凄くないですか?あれは思考の自動化をしているからなんですよ。完全にルーティン化しているので、ほとんど何も考えずに作業をすることができるんですね。なので、他のことを考える余裕があるわけです。同じことを仕事でも出来るようになるとかなり効率は上がります。毎朝の行動をルーティン化していってください。

整理整頓しミニマムなデスクにしよう

サラリーマンは年間で150時間ほど探しものに時間を使っているというのは有名な話だと思います。勤務日250日のうち150時間が探しものに使われているということは、1日平均30分以上は探しものをしている計算になります。探しものをやめるだけで、帰る時間が30分早くなるわけです。なので出来るだけデスクの整理はまめにやって、ミニマムなアイテムで仕事するようにしましょう。

集中タイムを測ろう

人間なので、集中力には限界があります。ただ、集中力というのは努力しだいで伸ばすことも可能なんです。スマホのストップウォッチ機能を使って、集中できている時間を自分で計測しましょう。意外と10分とかで集中力が切れたりしますよ。「あ、集中力今切れちゃったな」と思ったら、スマホのストップウォッチを止めてください。そしてそれを繰り返すんです。そして、できるだけタイムが伸びるように努力してみてください。継続していけば、必ずタイムは伸びます。

メモを止めて写真にしよう

メモを取る時間、もったいなくないですか?暗記系学習は、書くことで記憶能力が多少上がったりもする(まぁそれもちょっとだけですが)んですが、仕事で暗記しないといけないものなんてめったにないですよね。その場合はメモではなくて写真で済ませましょう。メモを撮る時間が惜しいです。

買い物は全部アマゾンで済まそう

ドラッグストアやスーパーでの買い物もいいですが、出来るだけ買い物はアマゾンなどで済ませましょう。プライム会員になっておけば翌日に配達してくれますし、配達ボックスがある賃貸に住んでいるのであれば、不在でもそこに入れておいてくれます。基本、アマゾンのが安いことが多いですし、ポイントも貯まりますし、なにより移動時間がかかりません。

会議は立ち会議でしよう

会議は座って話し出すとめちゃくちゃ長くかかります。雑談から始まり、議論がダラダラと続き……。なかなか不毛な時間なので、会議は立ち会議でササッと終わらせましょう。立ったほうがダラダラする時間が短縮できるので、スピーディーに終わりますよ!

結論から話せる人間になろう

それと、話は結論から話せる人間になりましょう。社会人1年目のときに散々言われたことだと思いますが、結論から説明してくれた方が伝わりやすいですし、時間短縮にもなります。PREP法といって、Point(結論)→Reason(理由)→Example(事例)→Point(結論)という話し方があります。これを身につけると、非常に伝わりやすいので、何か社員に伝えるときは意識してみてください。

仕事が効率よくできない人必見!働き方から効率化する方法

そもそも僕が思うのは、あなたがしている仕事自体、効率の良いものではないんじゃないのかな?ということです。いくら効率化しようと、帰る時間が4時間も5時間も早くなったりすることはありません。せいぜい、数十分とかよくて1時間程度でしょう。

仕事が効率よくできない!という悩みはあると思いますし、1年を通して見ると周りと比べて確かに遅いのかもしれません。でも、今の仕事を効率化したところで天井はある程度見えているし、限界があるんです。であれば、他の仕事に目を向けてみるのも選択肢の1つだと思います。

経営者は最強に時間効率の良い仕事

僕は経営者をしています。ただし、従業員も一人もいませんし、一人社長です。世間では経営者って忙しいイメージがあるかもしれませんが、ちゃんと経営ができていれば、本当は一番仕事をしなくていいポジションなんです。だって、全部他に任せちゃえばいいわけですからね。

世の中のほとんどの仕事って、代わりがいくらでも利く仕事ばかりです。あなたが今日会社を辞めたとして、その会社に致命的なダメージはありますか?たぶんないでしょう。他の人が埋めてくれるはずです。なので、ほとんどの仕事は人に任せても全く問題がないんです。ちゃんとした経営者はこれがわかっているので、仕事を自分でこなすことはせず、人にガンガン振ります。

僕の場合は社員が一人もいないので、一時的に外注を使ったりとか、自動化ツールを使ったりとかします。人件費はバカにならないですからね。変なリスクは背負いたくないので、必要なときだけ人に頼み、基本はツールにお任せという感じです。

サービスを自動で届けるツールを使う

どんなツールを使っているのか、気になるかもしれないので書いておくと、ステップメールというツールですね。ステップメールというのは、自動でメールを配信するサービスのことなんですが、これを使えば商品販売の案内とかも自動で届けられます。なので、自動で売上があがるんですよ。

自動販売機みたいなイメージですね。勝手にお客がやってきて、勝手にステップメールが届き、勝手に商品が売れていく。だからこそ、僕は社員を雇わなくても、一人社長で十分売上を上げられるし、時間的にも自由なわけです。大学生のときからこんなことをしていましたので、やろうと思えばあなたも出来ると思いますよ。

働き方を改革して、一気に自由時間を増やしたいのであれば、挑戦してみてくださいね。

まとめ

今回のおさらい
  • 11の時短法を意識しながら日々の仕事の効率化を図ろう!
  • そもそも効率を上げるにも限界があるので、仕事を変えることも考えよう
  • 一人社長でも起業はできる!圧倒的に時間を増やしたいなら経営者になろう!
ABOUT ME
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経営戦略家YOU
1993年生まれ/牡牛座/愛知県出身/大阪大学出身 ビジネスの基礎(月商300万まで)を作る専門家。 大阪大学を卒業し、大手WEB広告会社に入社するも、2日で辞め、起業してしまう。その後、ビジネスを短期間のうちに軌道に乗せ、増収増益を繰り返す。 現在では、年商20億円企業の経営サポートから、美容院コンサル、歯科医院や飲食店コンサル、個人の起業・独立サポートまで幅広い経営戦略の立案を手がける。 その他にも、経営者・マーケター・プロデューサー・コンサルタントなどなど、様々な一面を持っており一言では説明できない存在である。 特に個人起業家のサポートには定評があり、ビジネスの基礎を作らせたら右に出るものはいない、と言われるほどビジネスの基礎作り・会社員の独立サポートは人気がある。 詳しいプロフィールと実績はこちら →https://you-ito.com/profile
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